第一章 总则
第一条 为了规范烟台大学教育发展基金会档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为教育基金会各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》《烟台大学档案管理办法》等规定，结合我基金会实际制定本办法。
第二条 本办法所称档案，包括纸制档案和电子文档两大类，并对其进行分别管理。其中纸制档案由收文、发文、各类重要文件、协议、管理办法、资料等组成。
第三条 烟台大学教育发展基金会工作人员应遵守本办法，并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。
第二章 管理体制
第四条 档案工作由秘书长领导，基金会秘书处协助秘书长负责档案工作，并配备固定的档案管理人员，负责基金会档案的收集、整理、归档和移交工作，并将其列入岗位职责范围。
第五条 档案管理人员的职责为：
一、档案管理人员应认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规，履行档案管理工作职责。
二、档案管理人员应努力学习档案业务知识，积极参加有关的档案业务学习培训。
三、档案管理人员应定期做好基金会档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的完整齐全、及时准确，不得以任何借口不交、迟交或将档案资料据为己有。
四、对于涉密档案，档案管理人员应严格执行保密制度。
第三章 档案管理
第六条 基金会的工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作与档案工作同时进行。
第七条 各类纸制档案分类保管，建立档案盒对应保存，对于基金项目建立专属的项目档案盒保管。
第八条 各类重要文件、协议、资料分类保存，重要协议每年定期存档。存档要严格按照档案工作流程进行。
第九条 电子文档由个人保存，每当活动结束，集中交由档案管理人员存档。
第十条 根据工作内容，电子文档按照项目及内容分别建立文件夹，逐层保存，文件夹及文档名称要清晰规范。
第十一条 档案管理人员根据档案归档要求，负责对纸质文件材料整理组卷，电子文件材料著录。
第十二条 归档材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第四章 档案查询利用
第十三条 利用基金会的开放档案，按《中华人民共和国档案法》的有关规定办理；对于未开放的本基金会档案，查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定：
一、本基金会人员因公查阅本基金会归档档案，需经过档案管理人员说明事由，方可查阅。若需借用档案须填写档案借阅单并签字。借用完毕及时归还。
二、非基金会工作人员如有需要利用档案，需经相关单位批准并经基金会主管领导同意方可查阅。
三、档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经基金会秘书长批准并备案。档案利用人应按时归还，严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、分拆和转借，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。违规者，视情节轻重，上报依法处理。
第十四条 借阅人员要严格按照档案工作流程中有关“借阅”的要求进行借阅。
第五章 附则
第十五条 本办法由烟台大学教育发展基金会负责解释。
第十六条 本办法自公布之日起生效。
烟台大学教育发展基金会
2013年11月22日
