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烟台大学教育发展基金会项目管理流程

2024-12-31   发布:基金会    点击:[]

烟台大学教育发展基金会

项目管理流程

    

一、实施全面项目管理

建立 “全流程覆盖、全要素管控、全周期评估”的项目管理体系,确保捐赠资金合规高效使用,全流程覆盖涵盖捐赠项目从意向沟通到结项评估的全生命周期,包括立项、协议签署、执行监控、结项、跟踪反馈等环节。

二、捐赠业务流程补充规定

(一)捐赠业务全流程

捐赠意向沟通→立项审批→签署协议→捐赠入账并开具捐赠票据→项目执行→项目结项→后续跟踪

 

通过烟台大学教育发展基金会微信服务号和小程序设立的捐赠项目,需进行立项审批,据需开具捐赠票据。

 

 (二)立项审批

项目开展前填写《捐赠项目立项申请表》,包含受益对象范围、资金使用方案、预期成效等内容。如已经签订协议需后补立项申请表以确定项目名称

涉及冠名的捐赠项目,按照《烟台大学社会捐赠冠名管理办法(试行)》执行

)协议签署规范

捐赠协议采用基金会经法律事务部审核的模版如采用捐赠方模版或者条款发生变化需经法律事务部审核。

(四)办理资金入账并开具捐赠票据

捐赠资金到账后,请及时携带捐赠协议复印件至财务处会计服务中心(124 室)办理入账手续(须于资金到账当月内完成)。办理时请同步提供捐赠方完整信息:企业捐赠需提供单位全称、统一社会信用代码及联系人联系方式(电话 / 邮箱),个人捐赠需提供姓名、身份证号及联系方式(电话 / 邮箱)。若需远程办理,可将上述信息发送至基金会秘书处邮箱 ytuedf@163.com,邮件主题请注明 "捐赠票据申请 + 捐赠方名称+金额"。开具后的电子票据将通过预留邮箱同步发送,请确保信息真实准确以便及时处理。通过微信服务号和小程序进行的捐赠,项目执行单位按需提供开票信息,进行捐赠票据的开具。

捐赠项目的资金到账后,视为项目立项成功。

三、支出分类与资金领用流程

支出范围界定及支出管理

业务支出是直接用于捐赠项目的费用(如奖助学金、教学设备采购、学术活动经费业务支出须转入学校账户,按《烟台大学财务报销管理办法》执行(发票抬头为烟台大学)。

(二)资金领用流程

根据山东省财政厅和教育厅的相关文件要求,公益慈善项目的支出应纳入学校财务统一核算列支,故教育发展基金会的项目资金需要领用至学校财务进行使用,具体领用审批流程如下:

Ⅰ 准备阶段

1. 填写审批表
▶ 根据奖助学金 / 费用明细,填写《资金领用审批表》(后附《立项申请表》、捐赠协议复印件和资金明细表),执行部门双签并盖章。

Ⅱ 审批阶段

2. 基金会审批
▶ 提交审批表至基金会秘书处完成审批并盖章。

Ⅲ 财务处理阶段

3. 会计服务中心做账
▶ 将审批表交至 财务处会计服务中心(124 室),进行账务处理。

4. 资金结算中心拨付
▶ 账务处理完成后,财务处资金结算中心(125 室) 办理资金拨付,款项转入烟台大学账户。

5. 领取进账单
▶ 资金到账后,到资金结算中心(125 室) 领取银行回单。

6. 发放款项入账
▶ 将银行回单送至 财务处会计核算科(一楼圆厅),核算科完成项目发放款项入账。

Ⅳ 项目授权阶段

7. 联系基金会授权
▶ 告知秘书长 项目执行单位负责人工资号,申请项目授权。

8. 项目执行单位授权
▶ 秘书长完成授权后,资金正式授权给 项目执行单位负责人,后续按照烟台大学相关财务规定和流程使用。

 

  

四、信息化支撑

未来,我们将会借助数字化的基金会项目管理平台,对捐赠的整个流程开展标准化的再梳理与再优化。与此同时,同步推动全流程移动办公系统的建设,以此提高管理的便捷程度和透明度。

 


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