烟台大学教育发展基金会
项目管理流程
一、实施全面项目管理
建立 “全流程覆盖、全要素管控、全周期评估”的项目管理体系,确保捐赠资金合规高效使用,全流程覆盖涵盖捐赠项目从意向沟通到结项评估的全生命周期,包括立项、协议签署、执行监控、结项、跟踪反馈等环节。
二、捐赠业务流程补充规定
(一)捐赠业务全流程
捐赠意向沟通→立项审批→签署协议→捐赠入账并开具捐赠票据→项目执行→项目结项→后续跟踪
通过烟台大学教育发展基金会微信服务号和小程序设立的捐赠项目,需进行立项审批,据需开具捐赠票据。
(二)立项审批
项目开展前填写《捐赠项目立项申请表》,包含受益对象范围、资金使用方案、预期成效等内容。(如已经签订协议需后补立项申请表以确定项目名称)
涉及冠名的捐赠项目,按照《烟台大学社会捐赠冠名管理办法(试行)》执行。
(三)协议签署规范
捐赠协议采用基金会经法律事务部审核的模版,如采用捐赠方模版或者条款发生变化需经法律事务部审核。
(四)办理资金入账并开具捐赠票据
捐赠资金到账后,请及时携带捐赠协议复印件至财务处会计服务中心(124 室)办理入账手续(须于资金到账当月内完成)。办理时请同步提供捐赠方完整信息:企业捐赠需提供单位全称、统一社会信用代码及联系人联系方式(电话 / 邮箱),个人捐赠需提供姓名、身份证号及联系方式(电话 / 邮箱)。若需远程办理,可将上述信息发送至基金会秘书处邮箱 ytuedf@163.com,邮件主题请注明 "捐赠票据申请 + 捐赠方名称+金额"。开具后的电子票据将通过预留邮箱同步发送,请确保信息真实准确以便及时处理。通过微信服务号和小程序进行的捐赠,项目执行单位按需提供开票信息,进行捐赠票据的开具。
捐赠项目的资金到账后,视为项目立项成功。
三、支出分类与资金领用流程
(一)支出范围界定及支出管理
业务支出是直接用于捐赠项目的费用(如奖助学金、教学设备采购、学术活动经费等)。业务支出须转入学校账户,按《烟台大学财务报销管理办法》执行(发票抬头为烟台大学)。
(二)资金领用流程
根据山东省财政厅和教育厅的相关文件要求,公益慈善项目的支出应纳入学校财务统一核算列支,故教育发展基金会的项目资金需要领用至学校财务进行使用,具体领用审批流程如下:
Ⅰ 准备阶段
1. 填写审批表
▶ 根据奖助学金 / 费用明细,填写《资金领用审批表》(后附《立项申请表》、捐赠协议复印件和资金明细表),执行部门双签并盖章。
Ⅱ 审批阶段
2. 基金会审批
▶ 提交审批表至基金会秘书处完成审批并盖章。
Ⅲ 财务处理阶段
3. 会计服务中心做账
▶ 将审批表交至 财务处会计服务中心(124 室),进行账务处理。
4. 资金结算中心拨付
▶ 账务处理完成后,财务处资金结算中心(125 室) 办理资金拨付,款项转入烟台大学账户。
5. 领取进账单
▶ 资金到账后,到资金结算中心(125 室) 领取银行回单。
6. 发放款项入账
▶ 将银行回单送至 财务处会计核算科(一楼圆厅),核算科完成项目发放款项入账。
Ⅳ 项目授权阶段
7. 联系基金会授权
▶ 告知秘书长 项目执行单位负责人工资号,申请项目授权。
8. 项目执行单位授权
▶ 秘书长完成授权后,资金正式授权给 项目执行单位负责人,后续按照烟台大学相关财务规定和流程使用。
四、信息化支撑
未来,我们将会借助数字化的基金会项目管理平台,对捐赠的整个流程开展标准化的再梳理与再优化。与此同时,同步推动全流程移动办公系统的建设,以此提高管理的便捷程度和透明度。